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ISSN 2199-9430

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Datenauswertung bei Dienstfahrzeugen

Je nach Branche und Tätigkeiten Ihrer Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter können Dienstfahrzeige für Ihr Unternehmen eine Rolle spielen. Oftmals wird bei Dienstfahrzeugen die 1%-Regelung genutzt. Hierbei versteuert die Mitarbeiterin oder der Mitarbeiter jeden Monat 1% des Bruttolistenpreises als geldwerten Vorteil und kann den Dienstwagen dann auch zum privaten Gebrauch nutzen. Alle anfallenden Kosten werden normalerweise vom Unternehmen getragen. Die Kosten eines (Dienst)Fahrzeuges setzen sich vor allem aus Folgendem zusammen: die Kosten für die Anschaffung des Autos, Kraftfahrzeugsteuer, die Versicherung für die Voll- und Teilkasko, gegebenenfalls weitere Kosten, die durch die Versicherung weiterer Fahrerinnen und Fahrer entstehen, wenn weitere Familienmitglieder fahrberechtigt sind. Weitere Kosten sind die Benzinkosten, die Kosten für Inspektionen, die Kosten für Verschleißteile, die Kosten für den Austausch von Sommer- und Winterreifen, sowie deren zweimaliger Wechsel pro Jahr. Alles in Summe können die Kosten eines Dienstfahrzeuges sich zu einem beträchtlichen Wert addieren. Sie sollten daher die Kosten eines Dienstwagens im Vorfeld prognostizieren und verschiedene Fahrzeugtypen und Marken vergleichen.

Zudem sollten Sie (zumindest stichprobenartig) die prognostizierten Kosten mit den tatsächlichen Kosten vergleichen. Wichtig dabei ist, dass Sie eine vorher geschätzte jährliche Kilometerleistung mit den tatsächlich gefahrenen Kilometern vergleichen. Gefahrene Kilometer machen in vielen Kostenbereichen eines Autos zusätzliche Kosten. Vor allem sind dies Benzinkosten, aber auch Kosten bei der Abnutzung, wodurch Teile früher ersetzt werden müssen und Inspektionen schneller und öfter fällig werden. Die Versicherungskosten erhöhen sich bei einer größeren jährlichen Laufleistung zwar ebenfalls, jedoch nur im geringen Ausmaß.

Ein relevanter Kostenfaktor sind dabei die Benzinkosten, vor allem auch weil diese durch verschiedene Einflussfaktoren auf dem Weltmarkt und zusätzlich durch steuerliche Veränderungen sehr schwanken können. Daher sollten Sie in der Prognose der Kosten eines Dienstfahrzeuges auch den durchschnittlichen Benzinpreis prognostizieren und den tatsächlichen Durchschnittsbenzinpreis ausrechnen.

Durch die Kostenprognose und den Vergleich mit den tatsächlichen Kosten können Sie einerseits die Abweichungen erkennen und damit auch die Prognosen für das nächste Jahr auf dieser Grundlage prognostizieren. Zudem können Sie die Kosten der Dienstfahrzeuge zwischen einzelnen Dienstfahrzeugen vergleichen und mit den gefahrenen Kilometern den Benzinverbrauch pro 100 km berechnen. Hiermit sind Sie in der Lage den durchschnittlichen Verbrauch eines Dienstwagens zu berechnen. Dieser gibt Ihnen einen Aufschluss über die Fahrweise eines Dienstwagens. Ermöglicht wird Ihnen auch die Kosten vergleichbarer Dienstautos zu vergleichen. Sowohl aus Kostengründen als auch aus Umweltschutzgründen könnten Sie auch mit Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern über einen hohen Spritverbrauch sprechen. Gegebenenfalls könnten Sie als Anreiz zu sparsamerer Fahrweise beitragen, indem Sie allen einen Bonus zahlen, die unter einem bestimmten Verbrauch pro 100 km sind.

Elmar Stein

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